Project Human Resources Managemen

Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal, waktu dan anggaran yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil akhir yang memuaskan.
Pelaksanaan proyek adalah sebuah proses yang dijalani dalam mengerjakan proyek. Koordinasi dan pengarahan secara teknis maupun organisasional dalam langkah ini sangat dibutuhkan untuk mencapai keberhasilan proyek.
Pada saat proyek akan dimulai tepat pada waktunya, setiap tim harus tahu apa yang harus dilakukan dan harus memiliki sumber daya yang tepat untuk dapat menyelesaikan tugasnya. Mereka harus tahu resiko yang akan dihadapi dan harus punya rencana cadangan untuk mengatasi masalah. Di tahap ini Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengkoordinasi, setiap anggota grup harus bisa berkomunikasi diantara mereka jika dibutuhkan. Setiap anggota grup harus mendokumentasikan kegiatannya. Dokumentasi adalah tanggung jawab semua anggota tim dan dapat lebih membantu mereka.
Kejutan dan konflik bisa terjadi di saat mengerjakan proyek. Perlu diingat bahwa keberhasilan proyek adalah tanggung jawab semua tim proyek. Jika ada masalah, tim harus membantu keluar dari masalah. Jika ada konflik tim harus bekerjasama untuk menyelesaikan suatu konflik. Ini dapat memudahkan dengan cara mengadakan rapat setiap minggu atau bulanan. Tim harus mengkaji ulang jadwal dan status tugas yang dikerjakan (selesai/tidak selesai) dalam tujuan proyek. Menyelesaikan tujuan-tujuan di dalam proyek berarti proyek telah berhasil.



Dalam kegiatan melaksanakan proyek, ada beberapa pengetahuanmanajemen yang perlu kita ketahui, yaitu:
A) manajemen sumber daya manusia
B) manajemen komunikasi

























II. PEMBAHASAN

A. Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia (SDM) sangatlah penting didalam pelaksanaan proyek. Manajemen SDM mengusahakan keefektifian penggunaan SDM. Proses-proses utama dalam manajemen SDM adalah:
 Perencanaan organisasi
 Penambahan staf
 Penyusunan tim proyek
Ada beberapa dasar pengaruh manajemen SDM bagi manajer proyek,antar lain :
 Penugasan
 Dana dan Anggaran
 Keahlian dan Promosi
 Kesempatan kerja
 Keakraban hubungan
B. Manajemen Proyek Sumber Daya Manusia
Adalah meliputi proses-proses yang diperlukan untuk membuat penggunaan personil yang terlibat dalam proyek yang lebih efektif. Manajemen proyek sumber daya manusia adalah suatu proses yang dibutuhkan organisasi dalam merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan, dan mengawasi anggota tim proyek. Dalam hal ini, output dari suatu proses adalah input untuk proses selanjutnya. Proses manajemen proyek sumber daya manuisa adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan SDM
Adalah merencanakan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek serta mengalokasikannya pada tiap-tiap pekerjaan dan aktivitas yang ada. Tiap-tiap pekerjaan membutuhkan sejumlah tenaga kerja tertentu. Tugas perencanaan sumber daya manusia adalah menyusun dan mengatur agar dengan jumlah tenaga kerja yang sekecil mungkin tetapi dapat menyelesaikan seluruh rangkaian pekerjaan suatu proyek tepat pada waktunya sebagaimana telah di gariskan dalam rencana kerja yang telah disusun lebih dahulu. Perencanaan SDM harus menghindari penyediaan tenaga kerja yang berlebihan, karena merupakan suatu pemborosan. Sebaliknya , perencanaan SDM harus pula mengindari tenaga kerja yang kurang dari jumlah yang seharusnya tersedia, karena dapat mengakibatkan kelambatan penyelesaian suatu proyek. Jumlah tenaga kerja optimal adalah jumlah tenaga kerja yang paling efisien untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan dari suatu proyek tepat pada waktunya (waktu optimal).
Penugasan tenaga kerja yang efisien dapat dianalisa dari tiga sudut pandang yaitu:
 Alokasi dan penugasan tenaga kerja dikaitkan dengan masalah waktu. Disamping memerlukan waktu penyelesaian yang berbeda masing-masing pekerjaan dari suatu proyek juga membutuhkan jumlah tenaga kerja yang berbeda.
 Alokasi dan penugasan tenaga kerja dikaitkan dengan biaya. Tingkat pendidikan dan kemampuan dan bakat setiap tenaga kerja yang berbeda sehingga berbeda juga dalam menyelesaiakan suatu pekerjaan yang sama. Seorang tenaga kerja mungkin lebih terampil untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu, tetapi kalah terampil dalam menyelesaiakan pekerjaan yang lain. Perbedaan tingkat keterampilan ini, menyebabkan terjadinya biaya dari pekerjaan yang bersangkutan. Tenaga kerja yang terampil akan cenderung akan memperkecil biaya begitu juga sebaliknya. Untuk dapat meningkatkan efisiensi kerja dan menekan biaya maka setiap tenaga kerja harus ditugaskan mengerjakan pekerjaan yang benar-benar sesuai dengan keterampilannya.
 Alokasi dan penugasan tenaga kerja dikaitkan dengan kontribusi laba Pada dasarnya pengaturan alokasi dan penugasan tenaga kerja berdasarkan kontribusi laba ini tidak banyak berbeda dengan pengaturan alokasi dan penugasan tenaga kerja yang berdasarkan biaya. Perbedaannya adalah bahwa jika pengaturan berdasarkan biaya bertujuan untuk mengalokasi dan menugasakan tenaga kerja agar biaya proyek menjadi sekecil mungkin, maka pengaturan berdasarkan kontribusi laba bertujuan untuk mengalokasi dan menugasakan tenaga kerja agar kontribusi laba menjadi sebesar mungkin.
Penambahan Staf dan Penyususan Tim Proyek
Masukan-masukan dalam penetapan staf dan penambahan tim proyek:
 Rencana manajemen penempatan staf
 Data personalia
 Pengalaman kerja
 Minat
 Karakteristik personil
 Ketersediaan waktu
 Praktek-praktek perekrutan, contoh:
a. Kebijakan
b. Pedoman
c. Prosedur-prosedur organisasi
2. Pengembangan Tim Proyek (Develop Project Team).
Yaitu mengembangkan keahlian dan keterampilan dari tim proyek termasuk individu dan timnya. Tujuan dari proses ini tidak hanya mengembangkan keahlian dan juga membangun tim. Proses ini diikuti dengan proses dari pelaksanaan tim. Membangun suatu tim proyek mencakup membina kemampuan untuk mendapatkan peran aktif stakeholder maupun membina perilaku sebagai suatu tim pada tim proyek.
3. Mengatur Tim Proyek (Manage Project Team)
Adalah proses ini dilengkapi dengan memonitori dan mengawasi proses grup.memonitori umpan balik pada pimpinan sehingga pimpinan dapat mengetahui setiap saat apa yang terjadi dilapangan.apabila terjadi hambatan-hambatan atau delay dalam suatu kegiatan, pimpinan dapat segera mengambil langkah-langkah pengamanannya (adjustments)agar kesukaran dapat segera diatasi , sehingga pelaksanaannya dapat selesai tepat pada waktunya.
Dalam pelaksanaan suatu proyek, monitoring memegang peranan penting , karena memonitoring report akan memberikan input bagi perencana (the planners)untuk melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan proyek tersebut dan perencanaan selanjutnya. Oleh karena itu demi dapat melaksanakan monitoring yang baik diperlukan :
 Sistem reporting yang baik , yang memerlukan adanya komunikasi diantara penanggung jawab masing-masing bagian kegiatan, sehingga dapat diketahui apa yang terjadi dilapangan.
 Orang-orang yang tepat (right people) magsudnya :
a. Penanggung jawab terhadap setiap kegiatan
b. Pimpinan (supervisors) yang dapat mengintegrasikan laporan dari suatu kegiatan dengan kegiatan lainnya, untuk dilakukan penyesuaian-penyesuaian dalam kegiatan
 Informasi yang benar. Informasi yang benar hanya dapat diperoleh, bila penanggung jawab setiap kegiatan dipegang oleh orang-orang yang tepat
 Waktu yang tepat. Gejala-gejala hendaknya dilaporkan sebelum terjadi, agar dapat dilakukan tindakan pengamanan (corrective actions) jauh sebelumnya.
Manajemen Resiko Proyek
Di dalam mengelola pekerjaan-pekerjaan dalam suatu proyek pasti ada resiko. Manajemen resiko proyek meliputi kegiatan untuk mengidentifikasi, menganalisa, dan menanggapi resiko proyek.

Proses-proses utama dalam manajemen resiko proyek adalah:
a. Identifikasi resiko: menentukan resiko yang diduga akan menggangu jalannya proyek.
b. Kuantifikasi resiko: mengevaluasi resiko.
c. Penyusunan tanggapan terhadap resiko: menentukan langkah-langkah untuk menghitung peluang dan tanggapan terhadap gangguan.
d. Pengendalian atas tanggapan terhadap resiko: Menanggapi terhadap perubahan resiko selama berlangsungnya proyek.

a. Identifikasi Resiko
Identifikasi resiko dilakukan:
 Sepanjang masa proyek
 Secara reguler
 Untuk resiko internal maupun external
Resiko internal adalah resiko yang dapat dipengaruhi atau dikontrol oleh tim proyek Resiko external adalah resiko yang tidak bisa dikontrol oleh tim proyek. Resiko memungkinkan kita menderita kerugian. Dalam konteks proyek identifikasi resiko juga memperhatikan peluang disamping ancaman.
Masukan dalam mengidentifikasi resiko:
1. Deskripsi produk: proyek yang menggunakan teknologi yang sudah teruji akan lebih kecil resikonya dari pada yang menggunakan inovasi/penemuan baru.
2. Informasi historis:
3. File-file proyek
4. Basis data
5. Pengetahuan tim proyek

b. Kuantifikasi Resiko
Menyangkut evaluasi resiko dan interaksi resiko untuk mengases daerah harga hasil kegiatan.
Masukan untuk kuantifikasi resiko yaitu:
 Toleransi resiko
 Sumber resiko
 Kejadian yang berpotensi menimbulkan resiko
 Estimasi biaya
 Estimasi lama kegiatan
Keluaran dari kuantifikasi resiko yaitu:
 Kesempatan (peluang) yang dapat dimanfaatkan dan ancaman yang harus ditanggapi dalam bentuk daftar.
 Kesempatan yang diabaikan dan ancaman/gangguan yang diterima: Proses Kuantifikasi resiko perlu mendokumentasikan:
 Sumber resiko & kejadian resiko yang btelah diputuskan untuk diabaikan
 Orang yang memutuskan hal diatas

c. Penyusunan Tanggapan Atas Resiko
Masukan untuk menyusun tanggapan atas resiko yaitu:
 Kesempatan (peluang) yang dapat dimanfaatkan dan ancaman yang harus ditanggapi
 Kesempatan yang diabaikan dan ancaman/gangguan yang diterima
Hasil dari penyusunan tanggapan atas resiko yaitu:
 Rencana manajemen resiko, yang mendokumentasikan prosedur untuk mengelola resiko selama proyek berlangsung
 Masukan bagi proses lain. Alternatif strategi, rencana kontinjensi, pembelian yang diantisipasi, dll perlu dikomunbikasikan kepada proses lain yang akan menggunakan keluaran proses beresiko
 Rencana kontinjensi. Kalau tidak dimuat disini, harus dimuat dalam rencana proyek
 Cadangan, yaitu usulan dalam rencana proyek untuk mengurangi resiko baik dari segi biaya maupun waktu
 Perjanjian dengan kontrak

d. Pengendalian Atas Tanggapan Resiko
Pengendalian resiko bersangkutan dengan pelaksanaan rencana manajemen resiko sebagai respon pada kejadian resiko selama proyek berjalan. Bila terjadi perubahan, maka harus diikuti siklus dasar: Identifikasi --> Kuantifikasi --> Tanggapan
Masukan untuk pengendalian tanggapan atas resiko:
 Rencana manajemen resiko
 Kejadian yang benar-benar menimbulkan resiko
 Identifikasi atas resiko-resiko tambahan
Teknik yang diperlukan:
 Tanggapan diluar rencana (workarrounds)
 Penyusunan tanggapan tambahan terhadap resiko
Hasil dari pengendalian atas tanggapan resiko:
 Tindakan korektif, sesuai rencana untuk menanggapi resiko
 Perubahan dalam rencana manajemen resiko, baik yang menyangkut nilai maupun kemungkinannya

Penyebab, Dampak, Solusi
dalam Manajemen Proyek Sumber Daya Manusia

 Penyebab dari manajemen proyek sumber daya manusia yaitu:
1) Terjadinya komplik antar anggota tim
Banyak hal yang menyebabkan konflik disebabkan oleh gaya kepemimpinan pekerjaan yang tidak sesuai dengan bakat dan kemampuan Mengelolah manusia dengan berbagai karakter bukanlah hal yang mudah dalam sebuah proyek yang sifatnya sementara dan berlangsung dalam waktu relatif singkat. Konflik antar anggota tim dengan project manager menjadi penghalang yang dapat menggagalkan tercapainya tujuan proyek sesuai dengan perencanaan awal.
Dampaknya adalah sebagai berikut:
 Akan menurunkan motivasi anggota tim.
 Akan menurunkan produktivitasnya.
Solusinya secara prevective (mencegah) adalah sebagai berikut:
 Pimpinan harus menciptakan suasana yang kondusif bagi anggota tim
 Pekerjaan atau jabatan yang di pangku oleh anggota tim harus sesuai dengan bakat, kemampuan dan keterampilan yang dimiliki oleh anggota tim.
Solusi secara corective ( koreksi ) adalah sebagai berikut:
 Mencari pakar permasalahan
 Bersama- sama mencari solusi
 Atasan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengungkapkan ide atau solusi
Solusi secara how ( teknis ) adalah sebagai berikut:
 Mengurutkan sebab akibat yang ditimbulkan sampai didapatkan pusat permasalahan
 Setelah pusat permasalahan diketahui hal-hal yang harus dilakukan adalah memberikan penjelasan secara detail dan saling ada keterbukaan antara pihak atasan dan bawahan agar tercipta tim kerja yang baik

2) Keluarnya anggota tim
Disebabkan oleh:
a. Anggota tim tidak merasa puas dengan pekerjaan yang sekarang
b. Terjadinya konflik dengan anggota tim
c. Pekerjaannya tidak sesuai dengan bakat dan keterampilan anggota tim.
Dampaknya adalah sebagai berikut:
 Proyek yang dilaksanakan bisa terlambat penyelesaian karena anggota tim keluar.
 Jika dengan hanya anggota tim tersebut yang bisa melakukan pekerjaan itu, maka bisa saja proyek terhenti penyelesaian
 Waktu penyelesaian proyek tidak tepat waktu
Solusinya adalah sebagai berikut:
 Suatu proyek hendaknya memiliki beberapa orang yang keahlian yang sama sehingga jika dianggota tim yang satu keluar maka pekerjaan tersebut dapat diganti oleh anggota tim yang lain.
 Keluarnya anggota tim tersebut menjadi kesempatan untuk melakukan rekrutmen kembali terhadap jabatan tersebut.
3) Anggota tim terlalu ramah
Dampaknya adalah sebagai berikut:
 Banyak ngobrol sehingga banyak waktu yang terbuang
 Pekerjaan tidak selesai tepat waktu
Solusi secara prevective adalah sebagai berikut:
 Tegur anggota tim yang terlalu ramah tersebut
 Pada awal pekerjaan jelaskan tujuan yang ingin dicapai dari proyek tersebut
 Kasih anggota time schedule penyelesaian pekerjaan
4) Rendahnya kompetensi SDM yang dimiliki
Dampaknya adalah sebagai berikut:
 Dapat mengancam selesai proyek tepat waktu dengan kualitas yang ditentukan. Permasalahan-permasalahan klasik seperti ini terkadang menjadi penting untuk dipikirkan dalam suatu manajemen proyek.

Solusi secara prevective adalah sebagai berikut:
 Menciptakan iklim kerja yang bagus mungkin dapat menjadi salah satu alternatif dalam mengatasi permasalahan dalam proyek